مدیریت زمان و تمرکز یکی از آن دسته مهارت‌های عمومی‌است که فارغ از نوع و شکل فعالیتی که انجام می‌دهیم باعث می‌شود آن کار یا فعالیت به نتیجه برسد، و چه قدر خوب و عالی می‌شود که این تمرکز روی تقاظ قوت‌مان باشد، آن وقت می‌توان گفت که هر کاری را میتوانیم شروع و به خوبی به انتها برسیم و با انرژی که از موفقیت‌ها بدست می‌آوریم به موفقیت در آینده امیدوارتر می‌شویم و برهمین اساس با انجام کارها و فعالیت‌های موفق پله‌های ترقی را یکی یکی می‌سازیم تا بعدها با پا گذاشتن روی همین پله‌ها مسیر پیشرفت شغلی را طی کنیم.
زمان را هدر ندهیم
تعاریف مختلفی برای مدیریت ارایه شده است اما یکی از این تعاریف که به موضوع بحث ما مرتبطه عبارت است از فرایند به‌کارگیری کارا و اثربخش منابع مادی و انسانی.
بر اساس این تعریف همواره چه در زندگی شخصی چه در زندگی کاری حواسمان به این مورد هست که باید منابع را مدیریت کنیم به عنوان مثال همواره حواسمان به خرج و دخل زندگی‌مان است که دچار کمبود نوشیم و به نوعی به صورت ناخودآگاه در حال مدیریت منابع مالی خود هستیم یا به فکر این هستیم که چگونه میتوانیم دارایی‌ها و ثروت خود را افزایش دهیم.
اما در اینجا یک پارادوکس وجود دارد ما در مورد چیزی باید چیزی را مدیریت کنیم که انتهایی برای آن وجود ندارد یعنی ما میتوانیم چند میلیون، میلیارد و … ثروت داشته باشیم و انتهایی برای آن وجود ندارد و هرچه تلاش کنیم ممکن است به دارایی بیشتری برسیم. ولی در مورد زمان این طور نیست مقدار زمان ثابت است.
یک نکته دیگر هم به غیر از ثابت بودن زمان وجود دارد آن هم اینکه ما برای در اختیار گرفتن زمان نیازی نیست هزینه‌ای کنیم و این منبع به رایگان در اختیارمان است.
پس دراختیار داشتن این منبع در مقابل سایر منابع نیاز به پرداخت هزینه ندارد.
به عنوان مثال یک دقیقه 60 ثانیه است، یک ساعت 60 دقیقه و یک روز 24 ساعت و …… پس ما به هیچ روشی نمی‌توانیم زمان تولید کنیم تنها کاری که باید انجام دهیم باید زمان هدر ندهیم.
یک تجربه
یادم است در دوران کودکی هر وقت درختان حیاط خانه پدربزرگم را آب می‌دادم و برخی از مواقع برای شیطنت شلنگ آب را به جای باغچه روی موزاییک‌های کف حیاط می‌گرفتم این جلمه را از پدربزرگم می‌شنیدم که پسرجان آب را هدر نده. در طی سال‌های کاری همیشه این سوال را از خود می‌پرسم که چطور میتوانیم زمان هدر دهیم؟
بر اساس تجربه کاریم نمونههایی از هدر دادن زمان کاری که با آن برخورد داشتم را با شما به اشتراک می‌گذارم.
- چک کردن ایمیل‌های غیرکاری
- چک کردن پیغام‌های غیرکاری در شبکه های اجتماعی
- صحبت‌های غیر کاری بین همکاران برای مدت زمان طولانی
- شروع ساعت کاری با تاخیر
- بازی با موبایل
- صرف صبحانه بعد از شروع ساعت کاری
- حضور در جلسه‌ها متعدد روزانه که واقعا برخی از آنها اصلا نیازی نیست تشکیل شود.در برخی از مواقع یکی از هنرهای ما کارمندان این است که این کارها را طوری انجام دهیم که از چشم کارفرما پوشیده باشد ولی باید حواسمان باشد که این کار به غیر اینکه کاملا غیر حرفه‌ای است بیشتر زیان را در مسیر پیشرفت شغلی‌مان دارد.
چکار کنیم زمان هدر نرود؟
برای مدیریت زمان تکنیک‌های مختلفی وجود دارد ولی دو تکنیک 1- قانون پارتو 2- تکنیک پومودورو را بسیار از آن استفاده می‌کنم که در ادامه با هم مراحل استفاده از آنها را مرور می‌کنیم.
1-تکنیک پارتو
ویلفردو پارتو جامعه‌شناسی ایتالیایی در سال 1096 یک فرمول ریاضی برای توصیف توزیع نابرابر ثروت ابداع کرد. او به این نتیجه رسیده بود که توزیع درآمد و ثروت در جامعه در تمام تاریخ از انگاره‌ی مشخصی برخوردار بوده است. نظر پارتو این بود که ۲۰% جمعیت ۸۰% درآمد را به جیب می‌زنند و ۸۰% ثروت جامعه را در اختیار دارند. امروزه قانون پارتو بسط و گسترش داده شده و تقریبا در تمامی موارد زندگی استفاده می‌شود. به طور کلی این اصل مهم می‌گوید ۸۰% نتایجی که به دست می‌آوریم ناشی از ۲۰% تلاش‌های‌مان است. اگر زندگی خود نگاه دقیقی بیندازیم کاملا آشکار است که:
- ۲۰% روابط شخصی مان ۸۰% شادی و نشاط زندگی‌مان را تامین می‌کند.
- ۲۰% باورهای‌مان است ۸۰% نگرش‌مان را رقم بزند.
- ۲۰% مشتریان شما ۸۰% فروشتان را به خود تخصیص می‌دهند.
- ۲۰% محصولات شما ۸۰% درآمد شما را مشخص می‌سازد.
- ۲۰% فعالیت‌های بازاریابی شما ۸۰% نتایج ناشی از این بازاریابی را رقم می‌زند.
- ۲۰% کارکنان شما ۸۰% تولید شما را سبب می‌گردد.
در مورد زمان هم این قانون حاکم است
20% از کارهایی که انجام می‌دهیم 80% زمان ما را به خود اختصاص می‌دهد.
20% کارهای ما چیست؟
از دسته کارهایی است که وقتی انجام دهیم متوجه می‌شویم که چه بلایی سر زمانی که در اختیارمان داشتیم آوردیم شگفت‌زده می‌شویم.
گام اول
دست به کار شویم تا بیشتر از این زمان را از دست ندادیم یک قلم و کاغذ برداریم کارهایی که در طول روز انجام می‌دهیم را به همراه مدت زمان آنها بنوسیم به عنوان نمونه جدول زیر را نگاه کنید.
| روز | شرح کار | از ساعت | تا ساعت | نتیجه بررسی | |
| دوشنبه | صحبت با همکاران در حین خودرن صبحانه | 07:15 | 07:45 | ||
| بررسی دو ایمیل و پاسخ به آنها با موضوع بررسی درخواست مشترک | 08:00 | 08:30 | |||
| جلسه روزانه بررسی کارها | 08:30 | 08:45 | |||
| صحبت تلفنی با آقای “بهر….” در مورد جلسه فردا | 08:45 | 08:55 | |||
| حضور در جلسه آنلاین کمیته محصول | 08:55 | 11:00 | |||
| استراحت | 11:00 | 11:05 | |||
| جمع بندی موارد صحبت شده در جلسه | 11:05 | 11:15 | |||
| تماس با خانه | 11:16 | 11:26 | |||
| ….. |
این جدول خیلی ساده و ابتدایی است، اگر سری به فروشگاه‌های لوازم التحریر بزنیم حتما مدل‌های مختلفی از دفتر‌های برنامه‌ریزی و یا تایم شیت را در رنگ‌ها و اندازه‌های مختلف میتوانیم پیدا کنیم و یا اگر اهل سرچ در اینترنت باشیم با تعداد بی‌شماری نرم‌افزار یا اپلیکیشن موبایل آشنا می‌شویم. در مرحله اول نیاز است کار را ساده شروع کنیم تا به نوشتن و دقت در زمان‌هایی که صرف می‌کنیم عادت کنیم و بعد از آن برای افزایش سرعت در ثبت اطلاعات از ابزارهای الکترونیکی استفاده کنیم. تا بحث ابزار هست بگویم که سال‌ها از نرم افزار Wunderlist استفاده می‌کردم که به تازگی این نرم افزار را شرکت مایکروسافت خریداری کرده و اپلیکیشن To Do را معرفی کرده است از آن استفاده می‌کنم و توصیه می‌کنم حتما یک بار آن را تست کنید.
گام دوم
برای اینکه نتیجه بهتری بگیریم. باید اطلاعات قابل توجهی را حداقل برای یک ماه یا 30 روز متوالی ثبت کنیم بعد از جمع آوری اطلاعات شروع می‌کنیم به مرور آنچه در روزهای گذشته ثبت کردیم دو خروجی مهم میتوانیم استخراج کنیم.
اول اینکه متوجه می‌شویم کدام دسته از کارها بیشترین زمان را به خود اختصاص دادند بر اساس قانون پارتو این کارها باید 20% فعالیت‌هایی است که ما در طول ماه انجام می‌دهیم.
دوم اینکه متوجه می‌شویم کدام کارها جزو فعالیت‌های کاری بود و کدام کارها فعالیتی غیرکاری بوده
برای شروع ابتدا فعالیت‌هایی که در طول ماه تکرار داشتند را در یک لیست جداگانه ثبت می‌کنیم این فعالیت‌ها همان 20% درصد فعالیت‌هایی که است که در 80% از طول ماه آنها را انجام می‌دهیم.
گام سوم
حالا در ستون نتیجه بررسی لیست فعالیت‌ها جلوی هر ردیف اگر آن کار مهم و ارزشمندی بود علامت “+ ” در غیر این صورت علامت “-” می‌گذاریم.
شاید بپرسید که از کجا متوجه شویم که کدام کار برای ما بدون ارزش افزوده بوده، یکی از راه‌های شناسایی این است که ببنیم برای آن کار چقدر زمان گذاشتیم بعد حقوق و دستمزدی که در طول ماه از شرکت دریافت می‌کنیم را به دقیقه تبدیل کنیم و محاسبه کنیم برای این کار سازمان چه هزینه‌ای را باید به ما پرداخت کند در بیشتر مواقع اگر این کارها را به افراد دیگری بدهیم که دستمزد کمتری از ما دریافت می‌کنند هم کارها انجام می‌شود و هم هزینه کمتری برای سازمان دارد و از مهمتر ما زمانی را برای انجام کارهایی متناسب با دستمزدمان انجام می‌دهیم و حتما هم حالمان در محل کار بهتر خواهد بود.
یک تجربه
بگذارید تا از اینجا نگذشتیم مثالی بزنم چند وقت پیش واحد HSE شرکتمان گزارشی از پاسخ‌های همکاران به پرسشنامه خوداظهاری COVI19 که به صورت روزانه در پورتال سازمانی ثبت می‌شد برایشان ارسال کنیم، از آنجایی که این اطلاعات محرمانه بود در ابتدا تصمیم گرفتم انجام این کار را به عهده یکی از همکاران با سابقه و مطمئن بگذارم، این کار به مدت یک ماه اجرا شد و یک 5 شنبه که داشتم کارهایی که همکاران در طول یک ماهه گذشته را انجام دادند را مرور می‌کردم که این کار توجهم را جلب کرد جالب بود به طور متوسط برای آماده و ارسال این گزارش از همکارم به طور متوسط 30 دقیقه زمان اختصاص می داد سریع در یک فایل اکسل شروع به انجام محاسباتی کردم.
فرض کنید دریافتی همکارم در ماه 5،000،000 تومان است پس با فرض 22 روز کاری در هفته با 8 ساعت کار به ازای هر دقیقه حدود 470 تومان می‌شود پس برای گزارش درخواستی HSE در طول ماه حدود 300 هزار تومان و معادل 6 درصد حقوق ماهانه همکارم است. و از آن مهمتر در طول ماه 11 ساعت هم برای این گزارش زمان گذاشته شده است.
وقتی این محاسبات را انجام دادم فکر کردم که چطور می‌توانم این زمان را برای همکارم ذخیره کنم با یک تغییر ساده و سپردن انجام این کار به یکی دیگر از این همکاران هزینه آماده کردن گزارش را حدود 30% کاهش دادیم و از طرفی به دلیل مهارت همکارم در زمان هم کاهش حدود 4 ساعته داشتیم.
گام چهارم
خوب تا اینجا توانستیم کارهای بدون ارزش افزوده و کارهای مهم و ارزشمند را تشخیص دادیم پس دست به کار شویم تا کارهای بدون ارزش افزوده را انجام ندهیم و زمان را برای خودمان بیشتر در اختیار بگیریم.
اما از گزارش دوم قرار است کارهای شخصی که در طول ساعت کاری انجام دادیم را شناسایی کنیم که به نظر کار ساده‌ای است فقط کافی است فعالیت‌هایی که ثبت کردیم را مرور کنیم حتما متوجه می‌شوم که چه کارهایی را نباید انجام دهیم.
2-تکنیک پومودورو
این توسط فرانچسکو چیریلوو ابداع شده است و به عنوان یکی
از روش
های مدیریت زمان است. این روش بر اساس آماده کردن سس پومودورو (سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی) در 25 دقیقه است. در این روش باید ۲۵ دقیقه تمرکز و کار انجام داد و بعد از آن برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کنیم. این یکی از بهترین روش‌هایی مدیریت زمان است که از سال 1396 به واسطه حضور در سمینار استاد محمدرضا شعبانعلی آشنا شدم.
اجرای این روش اصلا آسان نیست چرا که تجربه به من ثابت کرد که هر کاری که قصد انجام آن را می‌کنیم گویی تمام کائنات دست به دست هم می‌دهند تا جلوگیری کنند از آنچه می‌خواهیم انجام دهیم. اما مهم نیست باید شروع کنیم تا جایی که یادم است روزهای اول در کل روز تنها توانستم یک پودورو را ثبت کنم!!! یعنی فقط 25 دقیقه روی کار تمرکز می‌کردم ولی بزرگانی وجود دارند که در طول روز 15 تا 20 پومودورو هم ثبت کردند یعنی 375 تا 500 دقیقه تمرکز در روز که واقعا شگفت انگیز است. ولی ما هم میتوانیم این تعداد پومودورو را تجربه کنیم فقط کافی است همت کنیم و کار را شروع کنیم حتما تجربه اولین بار استفاده از این تکنیک را از طریق اسکن بارکد روبرور با من به اشتراک بگذارید تا با خواندن آنها انرژی مضاعفی بگیرم.
بخشی از کتاب”همکار کار بلد”
میعاد دادبین
نکته ناب پیشنهادی: سه داستان و یک درس! – نکته‌های ناب